Recrutement Anciennement Secrétaire (BAD)

Titre du poste: Assistant(e) d’unité (anciennement Secrétaire), PESD.0

Date de publication: 05-aoû-2019

Date de clôture: 04-sep-2019

Lieu d’affectation: Abidjan, Cote D’ivoire

LE POSTE :

La fonction d’Assistant(e) d’unité qui relève des Services généraux d’appui, fournit un appui administratif pour le bon fonctionnement de l’équipe, veille à ce que le Chef de division/d’équipe soit libéré de toutes les tâches qui pourraient autrement entraver l’exécution efficace des fonctions et responsabilités de niveau supérieur.


Fonctions et responsabilités

Sous la conduite et la supervision générale du Chef de division/d’équipe, d’Assistant(e) d’unité exécutera les tâches suivantes :

  • GESTION DU FLUX DE TRAVAIL
  1. Entreprendre des tâches et processus transactionnels qui assurent le bon déroulement du travail du Chef de division et Chef d’équipe ;
  2. Fournir un appui et assurer le suivi des correspondances et des processus administratifs de routine ;
  3. Assurer la correspondance et les tâches conformément aux formats convenus par la Banque et vérifier les erreurs typographiques éventuelles, la présentation, l’exhaustivité et l’exactitude procédurale de tous les documents soumis au Chef de division/d’équipe pour autorisation, approbation ou signature ;
  4. Examiner et prioriser les correspondances importantes et les tâches à exécuter ;
  5. Assurer le suivi et veiller à ce que les tâches soient exécutées avec diligence et dans les délais impartis.
  • COMMUNICATION ET LIAISON
  1. Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l’urgence de chacun, notamment en les réorientant vers les membres de la division concernés ou les parties devant agir, le cas échéant ;
  2. Faciliter les arrangements pour les réunions en ce qui concerne leurs horaires et la réservation du lieu ;
  3. Fournir un appui au Chef de division/ d’équipe pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel ;
  4. Assurer le suivi des délais d’exécution des tâches courantes et assignées ;
  5. Organiser des réunions pour le Chef de division/l’équipe, selon les horaires et le programme de la semaine ;
  6. Fixer l’heure et le lieu des réunions et fournir l’appui requis pour leur succès ;
  7. Rédiger des rapports / procès-verbaux de réunion.
  • TENUE DE REGISTRES ET DOCUMENTATION
  1. Tenir à jour un système de classement des dossiers au format papier et électronique pour répondre aux besoins de la division / de l’équipe ;
  2. Tenir un calendrier hebdomadaire d’activités montrant toutes les réunions auxquelles le Chef de division / d’équipe et les autres membres du personnel doivent participer. Cela comprend également toutes les visites externes au département ;
  3. Obtenir des notes d’information et des documents de référence pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc., auxquels participeront le personnel de l’équipe, en vérifiant leur disponibilité et en veillant à ce qu’ils disposent des dossiers d’information et des documents appropriés ;
  4. Tenir à jour le répertoire des adresses des partenaires travaillant avec la division / l’équipe.
  • ADMINISTRATION DE BUREAU
  1. Organiser les voyages du Chef de division / d’équipe, notamment avec les billets, les réservations d’hôtel, etc. ;
  2. Apporter son appui à la préparation des exposés, s’il y a lieu ;
  3. Photocopier et envoyer des communications électroniques au besoin ;
  4. Entreprendre toute autre tâche connexe assignée par le Chef de division / d’équipe.
  • FONCTIONS D’ACHAT
  1. Aider à exécuter les fonctions d’achat ;
  2. Traiter les demandes d’achat attribuées au groupe fonctionnel liées à l’acquisition de biens, services et travaux ;
  3. Recevoir et examiner les demandes pour vérifier leur clarté, l’adéquation des spécifications, leur exhaustivité, obtenir des informations supplémentaires et assurer la liaison avec les services utilisateurs et confirmer que le budget existe pour la réquisition.
  • BUDGET
  1. Gérer le budget alloué à la division ;
  2. Aider la direction sur les questions relatives aux ressources telles que le budget administratif ; suivre et examiner les dépenses et porter les problèmes à l’attention de la direction ;
  3. Participer à la préparation de la revue annuelle et semestrielle du budget en saisissant les données dans le système SAP et participer à son suivi.

Critères de sélection

  1. Être titulaire au moins d’une Licence en gestion commerciale, commerce, administration ou une discipline connexe ;
  2. Une formation en secrétariat et/ou en administration et gestion de bureau constitue un avantage ;
  3. Justifier d’un minimum de quatre (4) années d’expérience pertinente et pratique à des postes administratifs et de secrétariat, dans des bureaux similaires d’organisations internationales, de banques de développement ou d’institutions similaires ;
  4. L’expérience dans le secteur privé sera un avantage supplémentaire.
  5. Bonne connaissance de l’administration et des services d’appui de bureau, notamment les systèmes et les procédures ;
  6. Capacité de travailler sous pression et de prioriser dans le cadre dynamique d’un contexte international et multiculturel ;
  7. Gestion efficace des demandes internes et externes ;
  8. Capacité à travailler et à coopérer avec des personnes issues d’horizons divers ;
  9. Aptitude à gérer des demandes et priorités simultanées et évolutives et des délais serrés ;
  10. Compétence dans l’utilisation d’équipements standard (ordinateur, fax, scanner, photocopieur, etc.) ;
  11. Engagement bien établi à offrir un service client excellent axé sur la réception et le service d’administration ;
  12. Solides capacités de rédaction ;
  13. Communication
  14. Résolution des problèmes ;
  15. Orientation client ;
  16. Travail en équipe ;
  17. Efficacité opérationnelle ;
  18. Innovation et créativité ;
  19. Intégrité et confidentialité ;
  20. Aptitude à communiquer efficacement (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, de préférence avec une connaissance pratique de l’autre langue ;
  21. Le bilinguisme et notamment la connaissance de l’arabe et du portugais constitue un avantage ;
    Compétence dans l’utilisation des applications Microsoft Office standard (Word, Excel, Access, PowerPoint et SAP).

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